Komunikujete so svojim partnermi alebo zákazníkmi prostredníctvom e-mailu? Viete, čo by mal a nemal obsahovať správny e-mail? Prečítajte si niekoľko rád:
1. Použite výstižný predmet e-mailu
E-maily na prvý pohľad posudzujeme najmä podľa ich predmetu (angl. Subject). Podľa toho, čo nás predmet zaujme sa ďalej rozhodujeme, či si vôbec e-mail prečítame. Podľa predmetu e-mailu adresát ihneď vie, k čomu sa odosielateľ vyjadruje a či si to vyžaduje okamžitú pozornosť. Ak vo svojej e-mailovej schránke hľadáte nejaký e-mail, najrýchlejšie ho očami nájdete práve podľa predmetu. Koľkokrát sa vám už stalo, že ste mali v schránke rôzne e-maily bez predmetu, prípadne s nič nehovoriacimi predmetmi typu „Ahoj“ či „Re:“?
2. Nepoužívajte diakritiku
Pri písaní e-mailu píšte bez slovenskej diakritiky, t.j. bez mäkčeňov a háčikov. Prečo? Nie všetky e-mailové programy totiž dokážu zobraziť e-mail s diakritikou správne. Ak odošlete e-mail s diakritikou, tak je viac než pravdepodobné, že príjemcovi sa zobrazí nesprávne a niekedy úplne nečitateľne (napríklad spojenie červeno-čierny kôň bude vyzerať takto: ÄŒerveno-Ä�ierny kôň ).
3. Posielajte e-mail ako obyčajný text
Rovnaký problém ako s diakritikou môže nastať s formátovaním e-mailu. Ak napíšete e-mail vo formáte HTML, nemusí sa príjemcovi zobraziť správne. Vami zamýšľané úpravy textu (tučné písmo, rôzne typy a veľkosti písma atď) stratia význam a text nakoniec môže vyzerať na obrazovke príjemcu ešte horšie.
4. Používajte odstavce
Ak píšete dlhší text, rozdeľte ho do odstavcov. E-mail bude prehľadnejší, čitateľnejší a príjemca sa v ňom rýchlejšie zorientuje.
5. Nezabudnite na kontaktné informácie
Na konci e-mailu vždy uveďte vaše kontaktné informácie. Vaše meno, telefonický kontakt, a samozrejme firmu či spoločnosť, ktorej menom píšete. Je vhodné uviesť aj e-mailovú adresu – pre prípad, ak by ju chcel príjemca označiť a niekam skopírovať. Na tieto kontaktné údaje môžet využiť aj funkciu automatického podpisu, ktorá za vás vloží podpis s kontaktnými údajmi do každého e-mailu. Funkciu ponúka takmer každý e-mailový klient a dokonca aj väčšina webovských e-mailových služieb.
6. Odpoveď patrí na začiatok e-mailu
Ak odpovedáte na e-mail, píšte odpoveď na začiatok e-mailu, aby príjemca nemusel pracne hľadať miesto, kde končí pôvodný e-mail a začína vaša odpoveď.
7. Ponechajte pri odpovedi pôvodný e-mail
Pri odpovedi vždy ponechajte aj pôvodnú správu, aby príjemca vedel, na čo vlastne reagujete. Určite ste už niekedy dostali e-mail so stručnou odpoveďou v štýle „Áno, súhlasím“ a potom ste sa museli prehrabávať v odoslanej pošte a zisťovať, na čo vlastne odosielateľ odpovedá.
A na záver zopár tipov, čomu by ste sa mali pri písaní e-mailu vyhnúť.
- Nepíšte text e-mailu VEĽKÝMI PÍSMENAMI. Takýto text sa veľmi zle číta.
- Nevkladajte obrázky do e-mailu, ale priložte ich ako prílohu. Väčšina e-mailových programov automaticky blokuje obrázky, ktoré sú vložené priamo do e-mailu (napríklad cez funkciu kopírovať-vložiť).
- Nepoužívajte priveľa smajlíkov :) Priveľa smajlíkov robí text neprehľadným a znevažuje obsah e-mailu.
